విషయ సూచిక:
గృహయజమానుల అసోసియేషన్ (HOA) ఒక నివాస ఉపవిభాగంలో సాధారణ ప్రదేశాల సాధారణ నిర్వహణ మరియు నిర్వహణకు బాధ్యత వహించే సంస్థ. HOA నిర్వహణ సంస్థ లేదా రియల్ ఎస్టేట్ డెవలపర్ ద్వారా నిర్వహించబడుతుంది, కానీ అభివృద్ధి పూర్తి అయిన తర్వాత సాధారణంగా నివాసితులకు మార్చబడుతుంది. సేకరించిన బకాయిలు, ఏ విధమైన ఖర్చులు వెచ్చించబడతాయి, ప్రత్యేక ప్రాజెక్టులు మరియు వివిధ ఇతర వస్తువుల నిల్వలను బ్యాలెన్స్ చేయడం వంటివి ఖచ్చితంగా అకౌంటింగ్ పుస్తకాలు ఉంచడానికి HOA అవసరం. ఒక ప్రాథమిక అకౌంటింగ్ వ్యవస్థ చాలా కష్టం లేకుండా అమలు చేయబడవచ్చు.
దశ
మీరు ఇప్పటికే సొంత సాఫ్ట్వేర్ లేకపోతే HOA కోసం రూపొందించిన అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్ కొనుగోలు. మీరు ఇప్పటికే ఇతర అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్ వేర్ ను కలిగి ఉంటే మీరు నిర్దిష్ట HOA సాఫ్ట్వేర్ను ఉపయోగించాల్సిన అవసరం లేదు. కానో మేనేజర్ మరియు TOPS సాఫ్ట్వేర్ హోండాలు HOA అకౌంటింగ్ అవసరాలలో ప్రత్యేకంగా ఉంటాయి, అయితే క్విక్ బుక్స్ అనేది సాధారణ HOA అకౌంటింగ్ అవసరాల కోసం ఉపయోగించే సాధారణ ఆర్థిక సాఫ్ట్వేర్. ట్యుటోరియల్ని పూర్తి చేసి, మీరు మీ సాఫ్ట్వేర్ను మీ HOA ను ఎలా సెటప్ చేయాలో అర్థం చేసుకునే సాఫ్ట్వేర్తో పంపిణీ చేసిన మాన్యువల్లను చదవండి.
దశ
మీరు HOA అకౌంటింగ్ అవసరాలకు ఒక గరిష్ట అవగాహన ఉందని నిర్ధారించుకోండి. గృహయజమానుల అసోసియేషన్ యొక్క కాలిఫోర్నియా అసోసియేషన్ ప్రాథమిక HOA అవసరాల గురించి మరింత తెలుసుకోవడానికి మంచి వనరు.
దశ
మీరు మీ నమోదు నంబర్ల కోసం స్థిరమైన పేరు పెట్టే కన్వెన్షన్ను ప్రవేశపెడతారు. ఉదాహరణకు, అన్ని ఆస్తి ఖాతాలు "1," బాధ్యత ఖాతాల "2", రెవెన్యూ ఖాతాలు "3", వ్యయ ఖాతాలు "4" మరియు ఈక్విటీ ఖాతాలు "5."
దశ
మీరు సాఫ్ట్వేర్ సిస్టమ్లో ఉపయోగించే ఖాతాలను సృష్టించండి. మీకు అవసరమైన ప్రాథమిక ఆస్తి ఖాతాలు క్యాష్, చెకింగ్, అకౌంట్స్ స్వీకరించదగినవి, వాయిదాపడిన ఖర్చులు మరియు స్థిర ఆస్తులు. బాధ్యత ఖాతాల కోసం, మీకు చెల్లించవలసిన ఖాతాలు, వాయిదా వేయబడిన రెవెన్యూ మరియు రుణాలు అవసరం. రాబడి ఖాతాలు మరియు వడ్డీ ఆదాయం ఉంటాయి. ఎక్కువ ఖర్చులు ఉన్న ఖాతాలు యుటిలిటీస్, ఇన్సూరెన్స్, నిర్వహణ, నిర్వహణ, వడ్డీ, రుసుములు, పన్నులు మరియు రిజర్వ్ ఖర్చులు వంటివి. చివరగా, సంపాదన ఆదాయాలు మరియు రిజర్వ్స్ ఈక్విటీ ఖాతాలను కలిగి ఉంటాయి. ప్రతి HOA నిర్దిష్ట అవసరాలను కలిగి ఉంది, కానీ ఈ ఖాతాల జాబితా ప్రవేశ లావాదేవీలను ప్రారంభించడానికి ఒక ఘనమైన ఆధారాన్ని అందిస్తుంది మరియు ఏదైనా HOA లేదా సాధారణ ఆర్థిక అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్ను ఉపయోగించి సాధించవచ్చు.
దశ
మీ కొత్త సాఫ్ట్వేర్ సిస్టమ్లో ప్రారంభ బ్యాలెన్స్ ఎంట్రీని చేయండి. ఈ ప్రవేశం మీ ప్రామాణిక, డైలీ ఎంట్రీలు ముందుకు కదిలే ముందు తయారు చేయబడుతుంది. ఈ ఎంట్రీ ఏ రాబడి లేదా వ్యయం ఖాతాలను కలిగి ఉండకూడదు. ఉదాహరణకి, మునుపటి గృహయజమానుల బకాయిల నుండి HOA కి బ్యాంకులో $ 1,000 ఉంటే, ప్రవేశము అనేది కేవలం $ 1,000 మరియు $ 1,000 కోసం సంపాదన సంపాదనకు క్రెడిట్ కు డెబిట్ అవుతుంది. ఈ సమయంలో మీరు ప్రారంభ బ్యాలెన్స్ షీట్ను కలిగి ఉంటారు మరియు రోజువారీ కార్యాచరణను రికార్డ్ చేయడానికి ముందుకు వెళ్ళడానికి సిద్ధంగా ఉన్నారు.
దశ
ప్రతి ఆదాయం మరియు వ్యయం ఖాతా కోసం మీ బడ్జెట్ నంబర్లను నమోదు చేయండి. బడ్జెట్ సంఖ్యలను స్థాపించే పద్ధతి మీరు ఉపయోగిస్తున్న సాఫ్ట్వేర్పై ఆధారపడి ఉంటుంది. మీ HOA యొక్క రోజువారీ కార్యాచరణను రికార్డ్ చేయడానికి మీరు ఉపయోగించిన ఒక ప్రత్యేక వేడుకను బడ్జెటింగ్కు సాధారణంగా అవసరం. మీ సాఫ్ట్వేర్ సిస్టమ్లో బడ్జెట్లు రూపొందించడానికి సంబంధించిన ప్రత్యేకాలను అర్థం చేసుకోవడానికి మీ సాఫ్ట్వేర్ మాన్యువల్ యొక్క సంబంధిత విభాగం చదవండి.
దశ
మీ సాఫ్ట్వేర్తో పంపిణీ చేయబడిన ప్రాథమిక నివేదికలను అమలు చేయడానికి తెలుసుకోండి. అత్యంత ప్రాథమిక నివేదికలు బ్యాలన్స్ షీట్, ఇన్కం స్టేట్మెంట్, కాష్ ఫ్లో స్టేట్మెంట్, బడ్జెట్ వర్సెస్ అసలైనవి. వీటిని మీరు ఉపయోగించే ఏదైనా ఆర్థిక సాఫ్ట్వేర్తో పంపిణీ చేయాలి.